Dernière modification faite le 5 décembre 2025 par Stéphane BOUYSSOU
Applicable à toute la FA
L’objectif de cette procédure, en tant que complément au chapitre précédent : 10a. Maintien en état du navire et de son armement, est de vérifier que les navires et le bâtiment à terre sont maintenus en conformité avec les règles et règlements émis par les autorités. Elle vise également à assurer un suivi formel des travaux à bord des navires.
I. Travaux et commandes sur les navires
Le suivi de cette procédure incombe aux différents départements tels que la Direction de la FA, le Département Maritime, le Département Administratif, Financier et des Bureaux, ainsi que d’autres services et cellules concernées.
Les navires, département bureaux, services et cellules élaborent et transmettent la fiche Travaux ou Commande à leur responsable pour validation : FA-DEQ 10b. Fiche de travaux et commandes . Les responsables intègrent ces informations dans le logiciel MFX par le biais de l’émission de fiche travaux ou commande afin de suivre les travaux et les commandes au sein du département maritime, celui-ci se charge ensuite de fournir les informations nécessaires aux différents départements, y compris le nom, prénom et signature du responsable du département, pour la commande ou les travaux. Il veille à la certification MED des équipements marins et sollicite du fournisseur le certificat correspondant au matériel référencé dans la division 311: Sécurité navires | Secrétariat d’État chargé de la Mer
Pour suivre les procédures de commande/travaux extérieures suivant les textes du marchés publics : Lexpol – Marchés publics (cloud.pf) , le département maritime et la cellule achat du magasin uniquement doivent solliciter trois fournisseurs ou prestataires de services par courrier électronique pour obtenir des devis dans un délai raisonnable. Le demandeur doit également mettre en copie trois destinataires dans le courriel, à savoir la commission, afin d’identifier le devis le mieux adapté à la demande. Les réponses doivent être envoyées par courrier électronique au demandeur et aux membres de la commission. La commission doit vérifier le devis en le comparant avec ceux des fois précédentes, en effectuant une vérification des chiffres. Une fois cette étape accomplie, un tableau de comparaison est renseigné en joignant les courriels de présentation :FA-DEQ 10. Tableau comparatif
Le dossier est ensuite soumis au bureau AF pour une vérification des données numériques. Il est renvoyé au chef de la flottille pour arbitrage. Le dossier est à nouveau renvoyé au bureau AF pour l’établissement du bon de commande (si le montant est inférieur à 500 000 XPF en fonctionnement et 1 000 000 XPF en investissement le chef de la flottille peut le signer ; sinon, c’est la direction de la DEQ qui le signe). Le bureaux AF envoie par courriel le bon de commande au fournisseur ayant remporté la commande publique, en copie aux personnes du département maritime et le bureaux ISM. Un deuxième courriel est envoyé au département maritime et le bureaux ISM pour remettre le dossier complet de la commande, qui doit être suivi auprès du fournisseur. Une fois le bon de commande validé, un visa du CDE “contrôle des dépenses engagées” est imposé (si le montant est inférieur à 500 000 XPF, la responsable du bureaux AF peut le signer ; sinon, le dossier doit être soumis au CDE).
À la réception du matériel, après son contrôle et la vérification des quantités, le bon de livraison est remis avec la facture et transmis à le bureaux AF et au département maritime. le bureaux AF émet l’opération de liquidation (ces opérations de bon de commande/visa et liquidation se font sur le logiciel PolyGF, programme du pays). La fiche FA-DEQ 10b, fiche de travaux et de commande, est renseignée et clôturée par une personne du département maritime et le chef de la flottille. Elle est enregistrée dans le serveur de la compagnie et dans le logiciel MFX.
II. Travaux et commandes à terre
En ce qui concerne les travaux internes réalisés par les cellules au sein de la flottille, une fois que la feuille de travaux est approuvée par le département maritime, elle est enregistrée dans le logiciel MFX par le biais de l’émission dune fiche travaux et transmise aux cellules spécialisées correspondantes, telles que celles en charge de l’électricité, de la soudure, de la plomberie, etc. À la fin des travaux, le département maritime clôture les travaux dans le logiciel MFX après vérification. L’inventaire des pièces sorties est géré par la cellule magasin flotte.
III. Maintenance de l’inventaire des matières potentiellement dangereuses
Afin de maintenir l’inventaire des matières potentiellement dangereuse (IHM) des navires, le service Technique et Exploitation doivent vérifier toutes nouvelles commandes de pièces, modification de matériel ou d’équipements susceptible d’impacter l’inventaire (IHM) . Le cas confirmé les fournisseurs et prestataires seront solliciter pour fournir toutes fiches technique, propriété des matériaux et les certificats qui si rattache si disponible et archivé dans les commandes du logiciel MFX suivant l’équipement identifié en corrélation avec la mise en application du plan de maintenance des matières potentiellement dangereuses
Plan de maintenance des matières potentiellement dangereuse