Dernière modification faite le 23 mai 2024 par Stéphane BOUYSSOU
Applicable à toute la FA
Objectif: La compagnie, par le biais de la direction de la DEQ, décrit comment les documents concernant son système de gestion de la sécurité et de préservation de l’environnement (SMS) sont compilés, rédigés et amendés à travers son manuel de gestion de la sécurité (MGS).
Le manuel de gestion de la sécurité de la FA, qu’il soit dématérialisé, au format informatique ou encore au format papier, est élaboré sur une base commune en énumérant et en suivant les 12 chapitres du code ISM.
1. Généralités
2. Politique en matière de sécurité et de protection de l ‘environnement
3. Responsabilités et autorité de la compagnie
4. Personne(s) désignée(s)
5. Responsabilités et autorité du capitaine
6. Ressources et personnel
7. Etablissement de plans pour les opérations à bord
8. Préparation aux situations d’urgence
9. Notification et analyse des irrégularités, des accidents et des incidents potentiellement dangereux
10. Maintien en état du navire et de son armement
11. Documents
12. Vérification, examen et évaluation effectués par la compagnie
Tous les documents sont identifies par sa section, le titre, la date de publication et le numéro de révision.
Procédure: Le chef de la flottille administrative, sous la supervision du directeur de la DEQ, est chargé d’approuver les MGS selon les trois méthodes de conservation diffusées dans à la compagnie. Il veille à une étroite collaboration avec la Personne Désignée (DPA) et son adjoint, déléguant à ce dernier la responsabilité d’émettre, de réviser, et le cas échéant, d’annuler les documents des MGS.
I. Consultation, révision et diffusion
Comme décrit, le Manuel de Gestion de la Sécurité (MGS) peut être modifié en réponse aux commentaires émis lors des audits internes, audits externes, revues du capitaine, revues de direction et retours des comités de sécurité. Les modifications sont soumises à la division flotte par le logiciel MFX dans l’onglet “Màj documentaire”: Maj. documentaire
La division flotte, le DPA et son adjoint présentent au chef de la flottille les projets de révisions des documents du MGS pour avis et validation.
Une fois les révisions ainsi validées, elle sont directement intégrée dans le MGS via le logiciel MFX, et le DPA ainsi que son adjoint doivent mettre à jour le tableau des révisions: Tableau des révisions MGS . une fois la mise à jour effectué celle-ci est diffuser par mail à toutes les personnes intéressés.
Le DPA et son adjoint maintiennent la version officielle du MGS sous le logiciel MFX en supprimant les documents obsolètes et en les remplaçant par les versions modifiées, avec l’accord du chef de la FA . Les anciennes versions des documents du SMS (Système de Management de la Sécurité), une fois retirées du logiciel MFX, sont archivées dans des dossiers numériques sur le serveur Fic de l’entreprise, avec la mention “déclassés”.
Pour les deux versions du MGS (informatique et papier), la cellule DPA/DEvPR informe les capitaines qu’une nouvelle version est disponible sur le MGS du logiciel MFX. Et leur transmet par bordereau, la révision sous format papier a insérer dans le manuel et retirer le format obsolète et remplacer le format sur support informatique.
Pour la diffusion des nouvelles procédures, la compagnie a chargé les capitaines de présenter, lors d’un comité de sécurité, les modifications apportées aux documents du MGS susceptibles de modifier les pratiques d’exploitation du navire. Cette réunion donne lieu à un compte rendu détaillant les points abordés, accompagné d’une fiche d’émargement visée par les personnes présentes.
II. Maitrise des 3 méthodes de conservation du MGS
Comme évoqué précédemment, la compagnie a identifié trois approches pour la préservation du MGS, en se penchant particulièrement sur sa décision de dématérialiser le MGS, ce qui entraîne parfois des redondances chronophages. Elle a défini et décrit les avantages et inconvénients de ces 3 méthodes comme suit:
MGS dématérialiser –Avantages
- Partage et synchronisation des données,
- Economie de papier,
- Fluidité et gain de temps dans la gestion de la maintenance, des essais périodiques, des visites et de l’inventaire,
- Mise à jours du MGS se fait automatiques dans toutes les versions du MGS des utilisateurs,
- Multi utilisateur sur les mêmes taches.
Inconvénients
- Réseau internet et 4 G disponible (A quai à Papeete, dans certaines iles, etc.),
- Bug du matériel informatique + logiciel MFX (Air marin, mouvement des navires, techniciens du DSI très occupé, prestataire difficilement joignable, , défaut des l’imprimantes, etc.),
- Peu de poste disponible pour travailler à plusieurs,
- Peu d’officier maîtrisant les systèmes informatiques,
- Utilisation du papier pour la rédaction des listes de contrôle (Pas de dématérialisation de ces fiches de contrôle pour le moment),
- Fonctionne plus pour les navires hors réseau 4 G ou lors de problème sur la production électrique (black out).
MGS format informatique –Avantages
- MGS accessible hors limite 4 G et en cas de black out,
- En situation d’urgence, les capitaines ont accès rapidement aux liste de contrôle et autres pour venir à bout de l’urgence (hors black out),
- Economie de papier (hors liste de contrôle).
Inconvénients
- Utilisation du papier,
- Accès impossible à la maintenance assisté par ordinateur, obliger d’attendre la connexion à internet pour remplir les maintenances et effectuer les visites,
- Bug des imprimantes,
- Demande une maitrise rigoureuse sur la gestion des mises à jours du MGS ,
- Impression des pages du MGS par le personnel sans vérification des mises à jours.
MGS format papier – Avantages
- MGS accessible hors limite 4 G et en cas de black out,
- lecture et recherche des informations plus facile,
Inconvénients
- Utilisation du papier,
- Accès impossible à la maintenance assisté par ordinateur, obliger d’attendre la connexion à internet pour remplir les maintenances et effectuer les visites,
- Bug des imprimantes,
- Demande une maitrise rigoureuse sur la gestion des mises à jours du MGS,
- Copie des pages du MGS par le personnel sans vérification des mises à jours.
**La compagnie a identifié des menaces informatiques (cyber attaque) pouvant perturber ou voir faire disparaitre toutes les données du MGS. la description de cette procédure est décrites dans la chapitre suivant : 11 c. Maitrise et gestion des données et documents informatiques