Dernière modification faite le 10 avril 2025 par Gilles MAIFANO
CHEF DE LA FLOTTILLE ADMINISTRATIVE
Mr Vatea SITJAR Tél. 40 50 66 65 Vini : 89 77 97 72 – 89 72 97 35 / Mail : vatea.sitjar@administration.gov.pf
Suppléance : Mme Célestine WONG
Le chef de la flottille administrative a pour responsabilité :
- Gérer la division flotte,
- Nommer avec l’accord du directeur de la DEQ la personne désignée avec lequel il entretient un contact direct,
- Veiller à ce que les ressources adéquates et un soutien approprié à terre soit fourni au DPA pour que celle-ci puisse s’acquitter de sa tâche,
- Définit par écrit les responsabilités du capitaine pour ce qui est de passer en revue le MGS et signaler les lacunes à terre,
- Assurer que chaque navire est doté d’un personnel navigant qualifié, breveté et ayant l’aptitude physique requise conformément aux prescriptions pertinentes,
- Fait établir des procédures, des plans et des consignes pour les principales opérations à bord qui concernent la sécurité du personnel et du navire et la protection de l’environnement,
- Fait identifier les situations d’urgence susceptibles de survenir à bord et établir les procédures à suivre pour y faire face,
- Fait établir des procédures pour la notification et l’analyse des irrégularités, des accidents et des incidents potentiellement dangereux,
- Fait vérifié que les navires sont maintenus dans un état conforme aux dispositions des règles et des règlements pertinents,
- Fait périodiquement évaluer le système de gestion de la sécurité et effectuer les audits internes pour vérifier que les activités liées à la gestion de la sécurité sont conformes aux prescriptions du MGS,
- Evalue les réparations périodiques et leurs coûts financiers,
- Assure le suivi juridique avec le directeur de la DEQ.
- Superviser et contrôler la gestion administrative du personnel (effectifs, mouvements du personnel, temps de travail, DECLYC (plateforme informatique de l’ENIM), etc.) ;
- Gérer les procédures de recrutement (besoins quantitatifs et qualitatifs) et les carrières des agents (mutation, formation etc.) ;
- Assurer le dialogue social avec les différentes instances représentatives du personnel ;
- Appliquer la législation statutaire et juridique en matière RH ;
- Instruire et préparer des dossiers du personnel technique (conventions, arrêtés, affectation, indemnités de sujétions spéciales),
- Gérer la mise en œuvre des procédures de notation et d’évaluation des agents,
- Gérer la mise en œuvre des demandes et procédures de sanction disciplinaire,
- Préparer les éléments nécessaires à l’instruction des contentieux liés au déroulement de carrière,
- Instruire le bilan social annuel du service,
- Assurer le dialogue et la préparation des dossiers de mise à la retraite,
- Gérer la revue de direction ;
- Gérer la rédaction et l’application du DERP ;
- Participer aux actions relatives au recrutement du personnel (besoins quantitatifs et qualitatifs) et au suivi de la carrière des agents (mutation, formation etc.),
- Gérer la rédaction et la mise en œuvre du plan de formation,
- Gérer le dialogue social avec les différentes instances représentatives du personnel,
- Appliquer la législation statutaire et juridique,
- Apporter une expertise maritime sur les éléments nécessaires à l’instruction des contentieux liés au déroulement de carrière du personnel marin,
- Effectuer une veille règlementaire et juridique dans le domaine maritime spécialités : formation, brevet, titre, compétence,
- Gérer la gestion du dialogue et la préparation des dossiers de mise à la retraite ;
- Assurer la gestion de la délivrance et la revalidation des titres et certificat – CERFA ;
- Participer avec la RAF de la gestion des stocks et des commandes du magasin de la flotte ;
- Participer avec la RAF de la réforme des biens de la FA ;
- SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Responsable :
Mme Marania MARAMA / Mail : marania.marama@administration.gov.pf
Assistante au secrétariat de direction :
Mme Loyola SIAO / Mail : loyola.siao@administration.gov.pf
Mme Valérie FROGIER / Mail : valerie.frogier@administration.gov.pf
Mme Bernadette TOA / Mail : bernadette.toa@administration.gov.pf
Mr Frederic KAIHA / Mail : frederic.kaiha@administration.gov.pf
Les fonctions de secrétariat de direction sont :
- Assurer les missions de secrétariat de direction ;
- Participer à la gestion de la cellule gardiennage ;
- Participer à la gestion des activités des vaguemestres ;
- Participer à la revue de direction ;
- Participer à la rédaction et la mise en œuvre du plan de formation ;
- Participer à la démarche d’évaluation des risques professionnels (DERP) en collaboration avec le service ISM et Flotte ;
- Participer à la veille règlementaire et juridique dans le domaine maritime spécialités : formation, brevet, titre, compétence, visite médicale ;
- Participer aux actions relatives au recrutement du personnel (besoins quantitatifs et qualitatifs) et au suivi de la carrière des agents (mutation, formation etc.) ;
- Participer au dialogue social avec les différentes instances représentatives du personnel ;
- Participer au bilan social annuel du service ;
- Participer à la gestion de la délivrance et la revalidation des titres et certificat -CERFA ;
- Suivre les dossiers du personnel (ENIM, PNNIM, FPT et ANFA),
- Constituer et gérer le fichier du personnel ;
- Rédiger des bordereaux de transmission ;
- Saisir et mettre à jour les tableaux de bord dédiés à la gestion du personne ;
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement ;
- Participer à l’organisation et suivi des dossiers administratifs du personnel (congés, arrêts, notation, rapport de stage),
- Participer à l’élaboration des actes administratifs (conventions, arrêtés, rapports),
- Classer, trier et archiver des documents des agents dans leurs dossiers personnels (physiques et numériques),
- Participer à l’organisation des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus
« simple » ; - Accueillir, informer et orienter les personnels ;
- Participer à l’élaboration du plan de formation interne et externe ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction ;
- Gérer l’enregistrement du courrier arrivé et départ et la transmission,
- Gérer l’approvisionnement et la distribution du matériel bureautique ;
Vaguemestre
Responsable : Mr IHOPU Pierre / Mail : pierre.ihopu@administration.gov.pf
Assistant : Mr MARAMA John / Mail : john.marama@administration.gov.pf
Les fonctions des vaguemestres sont :
- Assurer la distribution du courrier
- Disponible auprès des départements de la FA
Valet
Responsable : DELORD Christophe , MARA Tiimaiau, TOUAITAHUATA Jean marie, PARAURAHI Teme
Les fonctions des valets sont :
- La conduite des voitures de service de la FA ;
- Entretien des véhicules ;
- Prévenir la division flotte des pannes ;
- Récupérer les fournitures dans les commerces ;
Cellule gardiennage
Responsable de jour de la semaine : TEHUIOTOA Etienne
Responsable de nuit de la semaine et weekend : PAEPAETAATA Gérard
Les fonctions du responsable du gardiennage sont :
· Assurer la sécurité à l’intérieure de l’enseigne de la FA
· Prévenir si risque pour les navires
· Filtrer et enregistrer les entrées et sorties des véhicules et personnes au portail de la FA