Dernière modification faite le 23 février 2024 par Vatea SITJAR
Applicable à toute la FA
L’objectif de cette procédure, en tant que complément au chapitre précédent : 10a. Maintien en état du navire et de son armement, est de vérifier que les navires et le bâtiment à terre sont maintenus en conformité avec les règles et règlements émis par les autorités. Elle vise également à assurer un suivi formel des travaux à bord des navires.
I. Travaux et commandes sur les navires
Le suivi de cette procédure incombe aux différents départements tels que la Direction de la FA, le Département Maritime, le Département Administratif, Financier et des Ressources Humaines, ainsi que d’autres divisions et cellules concernées.
Les navires, divisions et cellules élaborent et transmettent la fiche à leur responsable pour validation : FA-DEQ 10b. Fiche de travaux et commandes . Les responsables intègrent ces informations dans le logiciel MFX afin de suivre les travaux et les commandes au sein de la division flotte. La division flotte se charge ensuite de fournir les informations nécessaires aux différents départements, y compris le nom, prénom et signature du responsable du département, pour la commande ou les travaux. Il veille à la certification MED des équipements marins et sollicite du fournisseur le certificat correspondant au matériel référencé dans la division 311: Sécurité navires | Secrétariat d’État chargé de la Mer
Pour suivre les procédures de commande/travaux extérieures suivant les textes du marchés publics : Lexpol – Marchés publics (cloud.pf) , la division flotte et la cellule achat du magasin uniquement doivent solliciter trois fournisseurs ou prestataires de services par courrier électronique pour obtenir des devis dans un délai raisonnable. Le demandeur doit également mettre en copie trois destinataires dans le courriel, à savoir la commission, afin d’identifier le devis le mieux adapté à la demande. Les réponses doivent être envoyées par courrier électronique au demandeur et aux membres de la commission. La commission doit vérifier le devis en le comparant avec ceux des fois précédentes, en effectuant une vérification des chiffres. Une fois cette étape accomplie, un tableau de comparaison est renseigné en joignant les courriels de présentation :FA-DEQ 10. Tableau comparatif
Le dossier est ensuite soumis à la division AF pour une vérification des données numériques. Il est renvoyé au chef de la flottille pour arbitrage. Le dossier est à nouveau renvoyé à la division AF pour l’établissement du bon de commande (si le montant est inférieur à 1 000 000 XPF, le chef de la flottille peut le signer ; sinon, c’est la direction de la DEQ qui le signe). La division AF envoie par courriel le bon de commande au fournisseur ayant remporté la commande publique, en copie aux personnes de la division flotte. Un deuxième courriel est envoyé à la division flotte pour remettre le dossier complet de la commande, qui doit être suivi auprès du fournisseur. Une fois le bon de commande validé, un visa du CDE “contrôle des dépenses engagées” est imposé (si le montant est inférieur à 500 000 XPF, la responsable de la division AF peut le signer ; sinon, le dossier doit être soumis au CDE).
À la réception du matériel, après son contrôle et la vérification des quantités, le bon de livraison est remis avec la facture et transmis à la division AF et à la division flotte. La division AF émet l’opération de liquidation (ces opérations de bon de commande/visa et liquidation se font sur le logiciel PolyGF, programme du pays). La fiche FA-DEQ 10b, fiche de travaux et de commande, est renseignée et clôturée par une personne de la division flotte et le chef de la flottille. Elle est enregistrée dans le serveur de la compagnie et dans le logiciel MFX.
II. Travaux et commandes à terre
En ce qui concerne les travaux internes réalisés par les cellules au sein de la flottille, une fois que la feuille de travaux est approuvée par la division de la flotte, elle est enregistrée dans le logiciel MFX et transmise aux cellules spécialisées correspondantes, telles que celles en charge de l’électricité, de la soudure, de la plomberie, etc. À la fin des travaux, la division de la flotte clôture les travaux dans le logiciel après vérification. L’inventaire des pièces sorties est gardé sur un cahier au magasin de la flotte. Il est contrôlé une fois par semaine par la division AF, qui est responsable de l’inventaire général de la FA.