Dernière modification faite le 23 février 2024 par Vatea SITJAR
Applicable à toute la FA
Objectif: La compagnie, par le biais de la direction de la DEQ, a mis en place un processus de contrôle et de gestion des documents liés à son système de gestion de la sécurité et de préservation de l’environnement. La compagnie a créé un manuel de gestion de la sécurité (MGS) pour décrire et mettre en œuvre le système de gestion de la sécurité.
Il est impératif que la compagnie garantisse :
1. La disponibilité de documents valides à tous les endroits pertinents,
2. L’examen et l’approbation par le personnel compétent des modifications apportées à ces documents,
3. Le retrait rapide des documents périmés.
Procédure:
Disponibilité des documents au format numérique
La compagnie a adopté le logiciel MFX, propriété de M. Faure en 2023, permettant la gestion de la documentation du SMS. Ce logiciel est hébergé sur un serveur accessible à distance depuis différents postes de travail à bord et à terre, et il est régulièrement synchronisé via le réseau internet.
La version officielle du MGS de la compagnie est enregistrée sous le logiciel MFX et peut être consultée en lecture seule par les personnes suivantes :
– À terre : Département de la direction, département des affaires financières et des ressources humaines, département maritime.
– À bord : Capitaine, chef mécanicien, second capitaine, officiers pont (passerelle), officiers machine (salle machine).
La compagnie avec le contexte spéciale de l’utilisation de ses navires, elle a défini 3 méthodes approprié de conservation de son MGS:
- 1er méthode est la conservation du MGS sur le logiciel MFX (dématérialisation du MGS),
- 2ème méthode est la conservation du MGS sous format informatique dans le serveur de la compagnie et dans l’ordinateur des capitaines,
- 3ème méthode est la conservation du MGS sous format papier,
Ces 3 méthodes de conservation du MGS sont installés à bord des 2 navires et à la compagnie.
La maitrise de la documentation du MGS et des documents annexes sont traités dans le chapitre suivant: 11 b. Maitrise et gestion des documents
Maitrise et gestion des données et documents informatiques sont traités dans le chapitre suivant: 11 c. Maitrise et gestion des données et documents informatiques
.